Personaleinsatzplanung von GFOS
Industrie 4.0 Human

Mit Workforce Management in Zeiten der Digitalisierung richtig aufgestellt

Die Erkenntnis, dass Digitalisierung in der Wirtschaft keine Option, sondern ein Muss ist, gehört mittlerweile zu den Gemeinplätzen in den Medien. Jene Unternehmen, die sich dem Thema Digitalisierung nicht in aller Breite stellen, verbauen sich den Weg in ihre Zukunft. Denn die Digitalisierung ist kein Trend, der übermorgen verschwindet, sie wird uns in unabdingbarer Weise elementar begleiten – und in vielen Betrieben ist das schon heute der Fall.

So waren im vergangenen Jahr die Treiber Digitalisierung und Industrie 4.0 deutlich am Markt zu spüren, da Lösungen für Workforce Management und MES gefragter waren denn je.

Schließlich wird Industrie 4.0 durch Software vorangetrieben und ermöglicht. Erst durch Anwendungen sind Unternehmen in der Lage, ihre Prozesse schlanker und damit agiler zu gestalten. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, neue Entwicklungen und Technologien aus der IT gezielt zu nutzen, um darauf aufbauend smarte Produkte und innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln. Unverzichtbar ist dabei das Verstehen und Denken in der neuen, internetbasierten Welt.

 

Herausforderung Mensch

Der Bereich Human Resources steht ebenso vor neuen Herausforderungen: Kernaufgabe der modernen Personalabteilung wird es sein, die Beschäftigten in die Arbeitswelt von morgen zu überführen.

Denn richtig ist wohl, dass einfache Arbeiten wachsend vom Menschen auf Maschinen übertragen werden. Doch wird es weiterhin Routineaufgaben geben, die durch Menschenhand erledigt werden müssen, da beispielsweise auch Maschinen gepflegt, gewartet und beaufsichtigt werden müssen.

Insgesamt jedoch wird der Anteil geringer qualifizierter Tätigkeiten abnehmen und an dieser Stelle ist eine gute und vorausschauende Bildungspolitik in Politik und Wirtschaft gefragt, um die Menschen auf die Anforderungen der Arbeitswelt von morgen vorzubereiten. Schon heute können in vielen Branchen Stellen mit höherer fachlicher Qualifikation nicht mehr besetzt werden – hier liegt also eine große Chance.

Denn gerade der Mensch steht doch im Zentrum der Digitalisierung. Er ist es, der diese Entwicklung betreibt und er verschafft sich damit eine Unmenge an Vorteilen. Nehmen wir das Beispiel Altenheim: Warum sollen Altenpflegerinnen und Altenpfleger körperlich schwere und gesundheitsschädigende Arbeiten wie das Heben und Umlagern von Patienten selbst verrichten, wenn Maschinen sie davon entlasten können? Warum sollen sie ferner zeitaufwendige Routineaufgaben wie Pflegedokumentationen oder Tablettensortierungen manuell erledigen, wenn die Technik hier weitaus weniger fehleranfällige und sichere Lösungen bereit hält? Warum soll die Belegschaft in Altenheimen nicht von modernen Personaleinsatztools profitieren, welche mehr Zufriedenheit und Ausgleich schaffen? Das Schönste und Beste an dieser Entwicklung ist jedoch: Es bleibt mehr Zeit für die soziale Betreuung der Bewohner. Das kommt heutzutage doch vielerorts zu kurz und wird immer wieder zu Recht beklagt. Der Einsatz von moderner (digitaler) Technik sorgt also für mehr Mensch, nicht für weniger. Es lassen sich noch zahlreiche weitere Beispiele benennen.

 

Industrie 4.0 Human

Genau das meinen wir mit Industrie 4.0 Human. Der Mensch wird sinnvoll unterstützt und erhält auf diese Weise mehr Kapazität für Sinnvolles.

Klar ist also: Auch in Zeiten der Digitalisierung bleiben die Mitarbeiter und ihr Wissen die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Damit wächst auch der Anspruch an die effiziente und strategische Gestaltung der HR-Abläufe. Die Digitalisierung birgt dabei ein enormes Potenzial, das mit einem Wandel der Instrumente und auch der Aufgabenfelder einhergeht. Administrative Routinetätigkeiten können und müssen standardisiert bzw. automatisiert werden. Nur so können Personaler der vielfach geforderten Rolle als strategischer Partner gerecht werden.

 

Workforce Management

Hier kommt das Thema Workforce Management ins Spiel, um Personaler und Personalverantwortliche zu entlasten und gleichzeitig die Planung und Bearbeitung zu optimieren. HR-Kennzahlen sorgen für eine Qualitätssteigerung in der Planung, was wiederum zur Motivation und somit Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen beiträgt. Planungsgerechtigkeit und eine Steigerung der Arbeitszeitautonomie sind dabei wesentliche Gesichtspunkte.

Das Ziel von umfassenden Workforce Management Lösungen ist es, Personalressourcen intelligenter und effizienter einzusetzen. Personalkosten werden durch die Vermeidung teurer Überstunden und Leerlaufzeiten reduziert und die Motivation der Mitarbeiter sowie die Zufriedenheit der Kunden erheblich verbessert. Denn nur wer immer die richtigen Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Einsatz hat – und das auch noch zu optimierten Kosten – kann langfristig ökonomisch erfolgreich agieren.

Häufig gehören Personalbedarfsschwankungen zum Alltag. Mit einer klugen Personaleinsatzplanung können diese Schwankungen kostenoptimiert ausgeglichen werden. Die Grundlage dafür ist eine detaillierte Analyse sowie die konsequente Berücksichtigung aller Bedarfstreiber. Ausgehend von gesammelten Vergangenheitsdaten zur Prognose des zukünftigen Arbeitsvolumens wie zum Beispiel Aufträge, zu produzierende Stückzahlen, Kassentransaktionen, prognostizierte Planumsätze, Calls oder Ergebnisse von Kundenfrequenz-Messungen entsteht ein Forecast, der die Basis als Bedarf für die Personaleinsatzplanung bildet. Die relevanten Informationen können aus Vorsystemen in die Bedarfsermittlung einfließen. Das Ziel ist eine genaue Berechnung des Bedarfs innerhalb eines flexiblen Zeitraums. Dieser Forecast bildet dann die ideale Basis für eine äußerst genaue, bedarfsoptimierte Einsatzplanung.

Durch den konsequenten Abgleich des prognostizierten Arbeitsvolumens mit den tatsächlich angefallenen Ist-Stunden lässt sich die Qualität des Forecasts und damit auch der Personaleinsatzplanung stetig steigern.

Basierend auf Faktoren wie voraussichtlichem Arbeitsaufkommen, saisonalen Schwankungen, erlaubten Personalkosten, geplanten Abwesenheiten sowie krankheitsbedingten Ausfällen wird der optimale Personalbedarf und -einsatz ermittelt. Hierbei werden sowohl vergangenheitsbezogene Daten ausgewertet als auch Ereignisse berücksichtigt, die einen unmittelbaren Einfluss auf die Bedarfe und den Personaleinsatz haben können. Die Planungsgenauigkeit kann nach Wünschen des Kunden erfolgen.

Unter anderem sind möglich:

  • ƒƒ Stundenbezogene Planung
  • ƒƒ Schichtbezogene Planung
  • ƒƒ Flexible Zeiträume
  • ƒƒ Tagesplanung
  • ƒƒ Uhrzeitbezogene Planung
  • ƒƒ Einstellbare Skalierbarkeit bis auf 15 Minuten
  • ƒƒ Planung von Sonderfunktionen

Der automatische Personaleinsatzplanungsvorschlag für das Personal wird unter Berücksichtigung von geplanten Fehlzeiten, Pausenregeln, Bedarf, gesetzlichen und tariflichen Regelungen geplant. Der Ausgleich von Über- bzw. Unterdeckungen erfolgt auf Basis historischer, aktueller und zukünftiger Daten. Neben den gesetzlichen und tariflichen Regelungen werden auch die individuell mit dem einzelnen Arbeitnehmer vereinbarten Arbeitszeitregelungen (Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresarbeitszeit) sowie die Qualifikationen, Zeitsalden und die Mitarbeiterwünsche berücksichtigt.

Ziel ist dabei immer: Eine gerechte, kostenoptimierte Planung zur Steigerung der Produktivität und Motivation von Mitarbeitern und damit der Zufriedenheit von Kunden.

 

Fazit

Konsequentes Workforce Management ist in Zeiten der Digitalisierung unerlässlich und trägt zu einer optimalen Kapazitäts- und Ressourcenauslastung und damit zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei. Die transparente Planung erhöht die Mitarbeitermotivation und unterstützt die heute notwendige Mobilität der Mitarbeiter.